Błędy we współpracy z wirtualną asystentką

Podejmując współpracę z wirtualną asystentką, należy pozostawać z nią w stałym kontakcie. W tym wpisie opowiem pokrótce, dlaczego jest to takie istotne. 

Początek współpracy

Zacznijmy od początku. 
Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek współpracy – czy wykupując u kogoś usługę, np. Internet stacjonarny u jednego z dostawców – zawsze podpisujesz umowę. Tak samo jest z wirtualną asystentką. Przed przystąpieniem do prac, podpisujemy z klientami umowę zabezpieczającą obie strony. Utrudnieniem w tym wypadku może być fakt, iż zawierana jest ona na odległość. Zazwyczaj są to dokumenty, które należy podpisać, zeskanować i odesłać np. na e-maila. Nie umawiamy się więc z klientem na spotkanie, na którym dojdzie do złożenia podpisów. Czekamy aż klient odeśle nam podpisaną umowę. W praktyce okazuje się niestety, że czasem już nawet na tym etapie pojawiają się utrudnienia i trwa to bardzo długo, co uniemożliwia nam rozpoczęcie pracy. 

Płatności

To samo również dotyczy opłacania wystawianych z góry faktur za pakiety godzinowe. W pracy wirtualnej asystentki najpopularniejszą formą rozliczeń są właśnie pakiety zawierające kilka lub kilkanaście godzin naszej pracy. Niestety czasami musimy czekać dość długo na przelew. I zwykle dopóki go nie dostaniemy, dopóty nie rozpoczynamy współpracy.

Materiały

Załóżmy, że podpisanie umowy i opłacenie faktury przebiegło sprawnie. Często problem pojawia się w przekazaniu wirtualnej asystentce materiałów czy dostępów do pracy – tych na początku współpracy lub kolejnych. A bez tego przecież ani rusz. 

Poprawki

Nierzadko zdarza się, że niektóre nasze zlecenia wykonywane dla klienta, wymagają od niego zatwierdzenia lub nie. I tutaj też pojawiają się schody, bo czasem klient zwleka z potwierdzeniem nam, czy wszystko ok, czy jednak zadanie wymaga wprowadzenia poprawek. Więc znów stoimy w miejscu. 

Brak kontaktu

Niekiedy zdarzają się też sytuacje, w których potrzebujemy skontaktować się z klientem jeszcze w trakcie wykonywania konkretnej pracy dla niego. Nieraz ten kontakt jest utrudniony. Oczywiście ja wiem i doskonale rozumiem, że przedsiębiorca decyduje się na współpracę z wirtualną asystentką głównie dlatego, że sam nie ma czasu na pewne rzeczy. Ale, drogi przedsiębiorco, pamiętaj, że aby ta współpraca przebiegała dobrze i przede wszystkim efektywnie, Twój DOBRY kontakt z WA jest po prostu niezbędny. Gwarantuję, że nie zawracamy głowy naszym klientom bez potrzeby. Kontaktujemy się wtedy, kiedy jest to rzeczywiście niezbędne do kontynuowania naszej pracy. 

Delegować trzeba umieć

Osoba decydująca się na współpracę z wirtualną asystentką musi pamiętać o powyższych zasadach. W innym razie, choć zawsze bardzo chcemy pomóc naszym klientom, uwalniając ich czas, po prostu nie będziemy w stanie tego dokonać. Bo współpraca to wspólne dążenie do celu. 
Delegować trzeba umieć, ale każdy może się tego nauczyć, jeśli tylko chce.